الاجتماعات مطلوبة على أساس يومي من أي شركة أو مؤسسة. في وقت اتخاذ القرار ، هم الخيار الأفضل للرؤساء والمرؤوسين لتنسيق الإجراءات والتوصل إلى استنتاجات عملية تضمن النتائج المتوقعة.
ولكن بمرور الوقت ، يمكن أن يصبح الاجتماع ذا نتائج عكسية لأنه يبتعد عن التركيز الرئيسي للمناقشة ويدور حول مواضيع عشوائية ليس لها ما يضيفه إلى حل المشكلات. حتى لا يحدث هذا ، تكون بعض المواقف ضرورية. تحقق من عشر نصائح لجعل اجتماعات عملك أكثر فعالية.
1؟ الجدول الزمني (ومحاولة احترامها)
عند الاتصال باجتماع ، حدد وقت البدء ووقت الانتهاء. هذا يسمح لأصحاب المصلحة بجدولة بشكل صحيح ويمنع الاجتماع من تمديد ما هو ضروري. لتعيين الأوقات ، ضع في الاعتبار الموضوع المراد مناقشته وعدد الأشخاص الذين تم استدعاؤهم. أخيرًا ، احترم هذه الأوقات.
2؟ تجنب الاجتماعات غير الضرورية
إذا لم تتضمن المشكلة أكثر من شخص واحد ولكنك لست بحاجة إلى إعداد اجتماع لحلها. اجلس مع المشاركين الآخرين وناقش بسرعة العوامل المعنية. حدد موعد الاجتماع فقط عندما يكون من الضروري محاذاة الأفكار أو تطوير حلول لموضوع معين.
3؟ إرسال جدول الأعمال للمشاركين مقدما
قم بإعداد قائمة بالموضوعات التي سيتم تغطيتها أثناء الاجتماع وأرسلها إلى المشاركين. هذا يسمح لهم بإعداد وتقصير وقت النقاش لأن كل منهم سيأخذ أفكارهم المدروسة مسبقًا. حاول ألا تهرب من جدول الأعمال حتى لا تمدد الوقت.
4 تتصرف مثل زعيم حقيقي
لإبقاء الأمور خارج نطاق السيطرة ، يجب أن يكون لديك نبض ثابت. ليس عليك أن تكون مستبدًا ، لكن لا تدع الناس يشتت انتباههم أو يفلتوا من القضية الأساسية. بخلاف ذلك ، دع الأفكار تنطلق مجانًا حتى يتمكن الجميع من الاستفادة من المناقشة.
5؟ تتبع
اعتمادًا على الموضوع الذي تتم معالجته ، قد يشعر الناس بسعادة غامرة أو تثبيط. رغم ذلك ، عليك أن تبقى هادئًا لتهدئة معنوياتك أو السيطرة على التوترات المحتملة. حاول أن تفهم وجهات نظر بعضنا البعض للحفاظ على الانسجام.
6 إدارة الوقت
لكي يكون للجميع رأيهم ، تجنب السماح لشخص واحد فقط باحتكار الوقت. حدد حدًا لكل شخص للإدلاء برأيه ثم التلميح بلطف إلى أن الوقت قد حان للسماح للآخرين بالتحدث عن ذلك.
7 احصل على استعداد
تحتاج أيضًا إلى الاستعداد للاجتماع. قبل ذلك ، راجع جدول الأعمال المذكور واكتب أفكارك الرئيسية حول هذا الموضوع. انتقل إلى الاجتماع بأفكار أو حلول تم تقييمها مسبقًا وجاهزة للدفاع عنها.
8 تعلم الاستماع
حتى إذا كنت قد دخلت إلى غرفة الاجتماعات مقتنعة تمامًا أن أفكارك مناسبة لحل المشكلات أو لتحقيق النتائج ، فامنح المشاركين الآخرين فرصة ليقولوها. عند استدعاء اجتماع ، يتم سماع آراء الجميع وبالتالي يمكن الوصول إلى قاسم مشترك: إذا كنت تريد أن تقرر بنفسك ، فلست بحاجة إلى مقابلة أشخاص آخرين.
9 استخدام صور
حدد أفكارك بوضوح ، باستخدام الشرائح وغيرها من الوسائل المرئية حتى يتمكن المشاركون الآخرون من رؤيتها بأفضل طريقة ، لا سيما عند التعامل مع البيانات أو الأرقام. الكلام فقط يمكن أن يصبح مرهقًا ويصرف انتباه المشاركين.
10؟ راجع ما تم الحديث عنه
في نهاية المناقشات ، استعرض مع الآخرين ما تمت مناقشته والقرارات التي تم اتخاذها. ثم أرسل هذه المعلومات إليهم بالبريد الإلكتروني. سيسمح لك ذلك برؤية نتائج الاجتماع بشكل أفضل.
اسرار الثقة بالنفس فديوتحفيزي يفوق الوصفHD (أبريل 2024)
- الوظيفي والمالية
- 1,230
